Когда и зачем нужен электронный архив документов в организации?

22.05.2024 | Служба новостей Росфирм

В крупных организациях ежедневно создаются сотни документов, которые нуждаются в удобной системе хранения, передачи, согласования, утверждения и аналитики. Практика показывает, что оптимальным способом организации эффективной работы с документами является внедрение единого электронного архива, который позволяет не только грамотно систематизировать и хранить всю документацию компании в одном месте, но и значительно экономит время на поиск документов во всём массиве данных.

Что такое электронный архив?

Самый короткий путь к эффективной работе с деловой документацией в бизнесе – это интеллектуальная система электронного документооборота, которая значительно экономит силы и время на создание, согласование и отправку документов получателям. Наилучшим образом такая система функционирует в связке с электронным архивом, который позволяет удобно систематизировать и обеспечить интеллектуальную систему хранения и поиска документов. На сегодняшний день лишь немногие разработчики могут предложить протестированные программные решения по ведению архивного дела. Одной из первых такой продукт создала отечественная компания Этлас-Софт, разработавшая уникальное программное решение для хранения и поиска документов на малых, средних предприятиях и крупных организациях различной специализации. Электронный архив – это уникальная технология ведения архивного дела с нивелированием ручных операций и полной автоматизацией всех процессов по сортировке, систематизации, безопасному хранению и быстрому поиску документов под любой запрос.

В чём плюсы электронного архива?

Автоматизация архивного дела на предприятиях и в организациях обеспечивает целый ряд преимуществ. В частности, снижается трудоёмкость работы по хранению и систематизации документов, а также значительно сокращается время на поиск любого документа в хранилище по тематическому запросу. Поиск деловых бумаг возможен как по названию, так и по дате, номеру, подразделению или ответственному лицу, а также другим реквизитам. Использование электронного архива – это реальная возможность привести в порядок весь комплекс документооборота на предприятии и обеспечить возможность получения актуальных аналитических данных по деловым бумагам компании в любой момент. Хранение документов в электронном архиве – это дань не только удобству, но и безопасности, потому что прогрессивные программы содержат технологии шифрования информации и позволяют устанавливать ограничения доступа к хранилищу документов, надёжно защищая конфиденциальную информацию от третьих лиц.

Предыдущая | Следующая